EL MEMORANDO!

1. CONCEPTO:

Es la forma de comunicación interna más usada. Se utiliza para evitar la alteración de instrucciones o procedimientos entre las diferentes oficinas de una misma empresa , o para comunicación ente el jefe y sus subalternos.

Generalmente los memorandos se elaboran en hojas membretadas, se recomienda utlizar dos copias, el original para el destinario y la copia para el archivo de la empresa.

2. PARTES:

• Encabezado: Se escribe con mayuscula sostenida, centrado y sin negrilla.
• Memorando: Se coloca con mayuscula sostenida, centrado y sin negrilla (MEMORANDO).
• Código: Despues de 2 tabulaciónes, consiganar los números que identifican la dependencia productora.
• Ciudad y Fecha: Seguidos de 2 tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y fecha.
• Datos del Destinario: Despues de 2 tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribrir el cargo.
• De: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
• Asunto: Constituye la sintesis del tema del memorando. A continuación de 2 tabulaciones, debe expresarse en maximo de 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
• Texto: Se escribe a una linea entre renglones y a dos entre parrafos. se debe redactar el texto en forma clara,breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
• Despedida.
• El Remitente.
• Anexo.
• Transcriptor.

3. EJEMPLO:

EL ACTA!

1.CONCEPTO:

Es un Documento escrito en que el consta lo sucedido, lo tratado y acordado en una Reunion.

2.PARTES:

•  Membrete: ( nombre, direccion, telofono, fax, correo, pag wed ).
• Titulo: Nombre de la reunion.
• Número: Toda acta debe llevar un número que debe ser consecutivo para el control.
• Fecha: ( lugar, día, mes y año ) En que se elabora el Acta.
• Hora: Se debe registrar la hora de inicio y la hora de finalización de la reunion.
• Lugar:  En el sitio que se llevara a cabo la reunión.
• Asistentes: Se debe registrar las personas que asistieron a la reunión, cada uno con su cargo y su orden de importancia.
• Ausentes: Se registran los que fueron convocados a la reunión y no asistieron, Tengan o no la excusa.
• Orden del Día: Se registran los temas a tratar en la reunión en orden de importancia.
• Desarrollo: Se toma punto por punto del orden del día y se toma nota de quienes participaron y a que acuerdos se llego en cada punto.
• Convocatoria: Se registra la fecha y hora de la proxima Reuníon.
• Firmas: Todos los asistentes deben firmar el acta, deben llevar el nombre completo, el cargo y la firma en orden de importancia.

3. EJEMPLO:

LA CONSTANCIA!

1.CONCEPTO:
Es un documento escrito en que se hace constar algún acto o hecho, a veces de manera fechaciente.
Cuando una persona la solicita, a la empresa, o a cualquier entidad. Se elabora de la siguiente manera, en papel tamaño carta, con las mismas márgens  que se utlizan en las cartas comerciales.

2. PARTES:

• Membrete.
• HACE COSTAR: (titulo)
• Texto.
• Fecha de expedicion.
• Firma y Cargo.
• Transcriptor.

3.EJEMPLO:

LA CIRCULAR!

1.CONCEPTO:

Es una comunicación de caracter interno con objecto de comunicar situaciones relacionadas con la administración de personal, reglamentos, actividades etc..

Su único fin es: COMUNICAR Y ACLARAR DECISIONES.

Toda circular se elabora en papel blanco, con las indicaciones de los demás documentos y cartas.
SOLO PODRÁN ENVIAR CIRCULARES LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA ESTE EFECTO.

2.PARTES:

• Identificación del Documento: Estos términos se escriben a una interlinea de 4 centímetros de margen, centrados y con mayúscula. El numero no lleva el símbolo #, ni la abreviatura N°. Su numeración puede ser independiente o corresponder al consecutivo de correspondencia.
• Fecha: Debe indicar la ciudad de origen y la fecha de despacho. La ubicación de esta linea dependerá del estilo elegido (bloque o bloque extremo) se escribe a tres interlineas de identificación del documento.
• Destinario o grupo de Destino: Este grupo se escribe a tres líneas de la fecha, contra el margen izquierdo y con mayúscula.
• Asunto: En la síntesis del contenido de la circular se escribe a dos interlineas del grupo del destinario, con mayúscula inicial y preferiblemente con cuatro palabras.
• Texto: Se inicia a tres o cuatro interlineas de la ultima linea que se haya escrito, partira del margen izquierdo, escrita a interlinea sencilla.
• Remitente: Comprende nombre, cargo y firma del funcionario autorizado. El nombre se escribe con mayúscula, a cuatro o seis renglones de la linea de despedida; el cargo va a una interlinea del nombre y sin centrar. La ubicación de estos datos se realiza de acuerdo con el estilo elegido.La firma debe ser original, solo se justifica no hacerla cuando la cantidad de circulares sea excesiva.
• Lineas Especiales: Son las que corresponden a los anexos e identificación del transcriptor, se escriben de acuerdo con las indicaciones vistas en la carta comercial.

3. EJEMPLO: